Rundschreiben E-Rechnung

E-Rechnung: Warum auch Ärzte jetzt handeln sollten

Die E-Rechnung wird im B2B-Bereich zum Standard. Unternehmen sollten daher bereits heute ihre Rechnungsprozesse, Softwarelösungen und Archivierung überprüfen. Erfahren Sie, warum die Konformitätsprüfung künftig eine zentrale Rolle spielt, welche Risiken fehlerhafte
E-Rechnungen für den Vorsteuerabzug bergen und wie Sie sich rechtzeitig auf die neuen Anforderungen vorbereiten.

Das Thema E-Rechnung wird enorme Auswirkungen auf die Zukunft haben und auch auf die Zusammenarbeit von Ihnen als Mandant mit uns als Ihrem Steuerberater. Vor diesem Hintergrund der Komplexität des Themas ist dieses Rundschreiben länger als Sie es von uns gewohnt sind und geht sehr in die Tiefe. Deshalb möchten wir Ihnen vorab eine Management Summary geben, was zu tun ist und worüber Sie sich bitte intensive Gedanken machen, da diese Punkte kurz- bis mittelfristig gelöst werden müssen:

Management Summary:

An DATEV Unternehmen Online führt kein Weg mehr vorbei. Besprechen Sie die Umstellung Ihrer Praxis / Ihres Unternehmens auf DATEV UO mit uns!

1.      Prüfung, ob Ihre Rechnungsschreibungssoftware E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellen und versenden kann. Bitte kontaktieren Sie für diese Frage ausschließlich Ihren Softwarehersteller. Wir können an dieser Stelle nicht behilflich sein.

2.      Hinterlegung einer Empfangs-E-Mailadresse, für jeden Ihrer Kunden für E-Rechnungen.

3.      Sofortige Umstellung Ihres kompletten Rechnungsversandes auf das ZUGFeRD Format an die vom (Unternehmens-) Kunden gewünschte E-Mailadresse.

Rechnungseingangsprozess

1.      Einrichten eines gesonderten E-Mail-Postfaches für E-Rechnungen mit Archivierungsfunktion.

2.      Zeitnahe Bearbeitung der E-Rechnungen mittels DATEV Unternehmen Online.

Unser Haus wird E-Rechnungen, die zur Buchhaltung gehören ausschließlich über DATEV Unternehmen Online akzeptieren und empfangen. Wir werden keine Weiterleitung von E-Rechnungen via E-Mail oder auf sonstige Weise entgegennehmen und akzeptieren! Wir bitten hier um Ihr Verständnis.

Was uns die Zukunft bringt:

Die elektronische Rechnung (E‑Rechnung) wird schrittweise zum neuen Standard im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. Seit dem 1. Januar 2025 sind inländische Unternehmer grundsätzlich verpflichtet, E‑Rechnungen empfangen zu können. Der Vorrang der Papierrechnung wurde bereits zum 01.01.2025 gestrichen.

Für die Ausstellung gelten, abhängig von Unternehmensgröße und Sachverhalt, noch Übergangsregelungen. Die erste wesentliche Übergangsfrist endet bereits zum 1. Januar 2027. Ab diesem Zeitpunkt dürfen Papierrechnungen im B2B-Bereich nur noch von Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro verwendet werden. Ab dem 1. Januar 2028 müssen grundsätzlich alle Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben zur E‑Rechnung anwenden. Ab diesem Zeitpunkt ist es nicht mehr möglich, Papier- und / oder sonstige Rechnungen im B2B zu versenden. Jede versendete Rechnung im B2B Bereich muss als E‑Rechnung versendet werden.

Wichtig dabei: Eine E‑Rechnung ist nicht lediglich eine per E‑Mail versandte PDF-Datei. Gesetzlich vorgeschrieben ist ein

• strukturiertes Format,
• das eine automatische Verarbeitung ermöglicht und  
• elektronisch übermittelt wird.

In Deutschland kommen hierfür insbesondere Formate wie die XRechnung oder das ZUGFeRD Format zum Einsatz. Während die XRechnung ausschließlich aus strukturierten Datensätzen besteht, enthält das ZUGFeRD-Format zusätzlich eine für Menschen lesbare PDF-Darstellung (die sogenannte Sichtkomponente). Dadurch kann die Rechnung sowohl automatisiert verarbeitet als auch ohne spezielle Software unmittelbar gelesen werden. Nicht als E‑Rechnung gelten:

• Papierrechnungen
• Per E‑Mail versandte PDF‑Rechnungen ohne eingebettete strukturierte Daten
• Eingescannte (Papier-)Rechnungen

Unternehmen sollten jedoch beachten, dass für die steuerliche Beurteilung nicht die sichtbare PDF-Darstellung maßgeblich ist, sondern die im Datensatz enthaltenen strukturierten Rechnungsinformationen.

Mit der zunehmenden Verbreitung dieser Rechnungsform verändert sich nicht nur die technische Verarbeitung von Rechnungen. Auch die Anforderungen an Unternehmen im Rahmen der Rechnungsprüfung steigen erheblich.

Ausnahmen von der E‑Rechnungspflicht

Trotz der weitreichenden Einführung der E‑Rechnung bestehen auch künftig einige Ausnahmen. Die wichtigsten Ausnahmen sind:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV)
• Fahrausweise und Tickets (§ 34 UStDV)
• Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG sind von der Pflicht zum Ausstellen von E‑Rechnungen befreit, müssen aber E‑Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Sie dürfen weiterhin sog. sonstige Rechnungen ausstellen und versenden.
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 – 29 UStG, bspw. Umsätze als Versicherungsvertreter, Vermietung und Verpachtung von Grundstücken, Heilbehandlungen im Sinne der Nr. 14
• Rechnungen an private Endverbraucher (B2C)
• oder Rechnungen an ausländische Unternehmen

Für diese Fälle besteht auch über den 1. Januar 2028 hinaus nach derzeitiger Rechtslage keine Verpflichtung zur Ausstellung einer E‑Rechnung.

Unternehmen sollten daher prüfen, welche Anforderungen für ihre individuellen Geschäftsvorfälle gelten.

Bitte beachten Sie, dass Sie bei Bewirtungsrechnungen und Firmenfeiern, deren Rechnungsbetrag über 250 Euro brutto beträgt, zwingend eine E‑Rechnung erhalten müssen.

Formale Prüfung wird zum festen Bestandteil des Rechnungseingangs

Im Rahmen der Rechnungsprüfung steht häufig die Frage im Vordergrund, ob die abgerechnete Leistung tatsächlich erbracht wurde und die berechneten Beträge zutreffend sind. Bei E‑Rechnungen reicht diese Kontrolle künftig nicht mehr aus.

Vielmehr muss zusätzlich geprüft werden (sogenannte Verifizierung), ob die Rechnung den gesetzlichen Anforderungen an eine elektronische Rechnung entspricht. Dazu gehören insbesondere die Einhaltung des vorgeschriebenen strukturierten Datenformats, die Vollständigkeit der Pflichtangaben sowie die technische Lesbarkeit und Verarbeitbarkeit der Rechnungsdaten.

Die Konformitätsprüfung wird damit zu einem eigenständigen Bestandteil eines ordnungsgemäßen Rechnungseingangsprozesses. Die von Ihnen eingesetzte Software zur Rechnungsverarbeitung übernimmt in der Regel diesen Schritt für Sie. Sollten Sie mit DATEV Unternehmen Online arbeiten, sind sie bereits auf der sicheren Seite. Bei allen anderen Softwareprodukten kontaktieren Sie bitte den Hersteller.

Bitte beachten Sie auch, dass Vermieter oder Vermietergemeinschaften Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes sind. Der Empfang von E‑Rechnungen muss auch hier sichergestellt werden.

Risiken für den Vorsteuerabzug

Ab Ablauf der Übergangsregelungen gewinnt die ordnungsgemäße E‑Rechnung für den Vorsteuerabzug erheblich an Bedeutung. Unternehmen sollten daher besonderes Augenmerk auf die Einhaltung der formalen Anforderungen legen. Denn nicht nur inhaltliche Fehler, sondern auch formale Mängel bei der elektronischen Rechnungsstellung können steuerliche Risiken nach sich ziehen.

Bereits heute setzt der Vorsteuerabzug das Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung voraus. Mit der zunehmenden Verbreitung verpflichtender E‑Rechnungen gewinnt jedoch auch die Einhaltung der formalen elektronischen Anforderungen an Bedeutung.

Fehlerhafte oder nicht normkonforme Rechnungen können dazu führen, dass die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug nicht oder nicht rechtzeitig nachgewiesen werden können. Insbesondere im Rahmen späterer Betriebsprüfungen kann dies zu Beanstandungen und steuerlichen Nachteilen, bis hin zu einer Versagung des Vorsteuerabzugs, führen.

Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass eingehende E‑Rechnungen nicht nur inhaltlich korrekt sind, sondern auch den gesetzlichen Anforderungen an das jeweilige Rechnungsformat entsprechen.

Auswirkungen auf die Liquidität

Wird der Vorsteuerabzug aufgrund formaler Mängel versagt oder zeitlich verzögert, kann dies unmittelbare Auswirkungen auf Ihre Liquidität haben.

Die Umsatzsteuerbelastung verbleibt dann vorübergehend im Unternehmen, bis eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt und die steuerlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Je nach Rechnungsvolumen können sich daraus erhebliche Liquiditätsnachteile ergeben.

Hinzukommen zusätzliche Kosten durch Korrekturprozesse, Rückfragen an Lieferanten und gegebenenfalls nachträgliche Berichtigungen bereits gebuchter Geschäftsvorfälle.

Eine frühzeitige Erkennung von Fehlern im Rechnungseingang kann daher nicht nur steuerliche Risiken reduzieren, sondern auch die finanzielle Planungssicherheit verbessern.

Welche Rechte bestehen gegenüber dem Rechnungsaussteller?

Neben den steuerlichen Fragestellungen gewinnen auch zivilrechtliche Aspekte an Bedeutung.

Grundsätzlich hat der Leistungsempfänger einen Anspruch auf Erteilung einer ordnungsgemäßen Rechnung. Kommt der Rechnungsaussteller dieser Verpflichtung nicht nach, können je nach Einzelfall Ansprüche auf Berichtigung sowie gegebenenfalls Schadensersatzansprüche in Betracht kommen.

Zudem stellt sich die praktische Frage, wie mit Rechnungen umzugehen ist, die trotz gesetzlicher Verpflichtung nicht in einem ordnungsgemäßen E‑Rechnungsformat ausgestellt wurden. Denkbar kann sein, die Zahlung bis zur Rechnungsberichtigung zurückzuhalten oder zumindest zu prüfen, ob die Umsatzsteuer erst nach Erhalt einer ordnungsgemäßen Rechnung ausgeglichen werden sollte.

Gerade nach Ablauf der Übergangsregelungen dürfte die Frage an Bedeutung gewinnen, welche Konsequenzen eine nicht ordnungsgemäße Rechnungsstellung für die Fälligkeit des Umsatzsteuerbetrages hat. Ob im Einzelfall beispielsweise eine Zahlung zunächst nur in Höhe des Nettobetrages in Betracht kommt, bedarf jedoch stets einer sorgfältigen rechtlichen Prüfung und kann nicht pauschal beantwortet werden.

Verantwortung für die eingesetzte Rechnungssoftware

Die Umstellung auf die E‑Rechnung betrifft nicht nur den Rechnungsempfang, sondern auch die Rechnungserstellung. Unternehmen sind selbst dafür verantwortlich, dass ihre eingesetzten Fakturierungs- und Rechnungsschreibungsprogramme die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen erfüllen.

Besonders empfehlenswert ist die Nutzung eines ZUGFeRD-Formats, da dieses neben den strukturierten Rechnungsdaten auch eine für Menschen lesbare PDF-Darstellung enthält.

Dadurch können sowohl Geschäftskunden als auch private Rechnungsempfänger die Rechnung problemlos lesen, während gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen einer E‑Rechnung erfüllt werden. Somit können Sie für ihre B2B wie auch die B2C Kunden einen einheitlichen Rechnungsausgangsprozess festlegen.

Unternehmen sollten daher frühzeitig mit ihrem Softwareanbieter klären, ob die eingesetzten Programme die aktuellen Anforderungen unterstützen und erforderliche Updates rechtzeitig bereitgestellt werden.

Handlungsbedarf bereits heute

Auch wenn wesentliche Übergangsregelungen erst zum 31. Dezember 2027 auslaufen, sollten Unternehmen die verbleibende Zeit nutzen, um ihre internen Prozesse auf die neuen Anforderungen auszurichten. Insbesondere die zum 1. Januar 2027 auslaufenden Übergangsregelungen machen es erforderlich, die eingesetzte Software sowie die Prozesse für Rechnungsausgang, Prüfung und Archivierung frühzeitig zu überprüfen und anzupassen.

Neben technischen Lösungen für den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen gewinnt insbesondere die Konformitätsprüfung an Bedeutung. Nur wer formale Fehler frühzeitig erkennt und zeitnah korrigieren lässt, kann steuerliche Risiken, Liquiditätsbelastungen und unnötige Auseinandersetzungen mit Geschäftspartnern vermeiden.

Archivierung nicht vergessen

Neben der Erstellung und Prüfung elektronischer Rechnungen müssen Unternehmen auch die Anforderungen an die revisionssichere Aufbewahrung beachten. E‑Rechnungen sind grundsätzlich in ihrem ursprünglichen elektronischen Format zu archivieren.

Es genügt daher regelmäßig nicht, ausschließlich einen Papierausdruck oder eine PDF-Version aufzubewahren, wenn die steuerlich relevante Rechnung aus strukturierten Datensätzen besteht. Die Archivierung muss gewährleisten, dass die Rechnung während der gesamten Aufbewahrungsfrist unverändert, vollständig und maschinell auswertbar bleibt.

Unternehmen sollten daher prüfen, ob ihre Archivierungs- und Dokumentenmanagementsysteme eine revisionssichere Aufbewahrung elektronischer Rechnungen gewährleisten und die Anforderungen der GoBD erfüllen.

Fazit

Die E‑Rechnung ist weit mehr als eine technische Umstellung. Sie führt zu neuen Anforderungen an die Rechnungsprüfung und erhöht die Bedeutung einer systematischen Konformitätskontrolle.

Spätestens mit dem Ende der Übergangsfristen zum 31. Dezember 2027 sollten Unternehmen und auch Praxen ihre Prozesse so ausgestaltet haben, dass formale Fehler zuverlässig erkannt und behoben werden können. Denn die Qualität der Rechnung wird künftig nicht nur steuerlich, sondern auch wirtschaftlich und rechtlich eine immer größere Rolle spielen.

Ab dem 1. Januar 2028 wird die E‑Rechnung im B2B-Bereich zum Regelfall. Unternehmen sollten daher bereits heute sicherstellen, dass die technischen Voraussetzungen geschaffen, die eingesetzten Rechnungsprogramme aktualisiert sowie die Prozesse für Prüfung und Archivierung entsprechend angepasst sind. Hierzu empfiehlt es sich, frühzeitig mit dem Anbieter der eingesetzten Software zu klären, ob die aktuellen Anforderungen an die E‑Rechnung erfüllt werden.

Wer bereits heute die Konformitätsprüfung, die Aktualisierung seiner Rechnungssysteme und die revisionssichere Archivierung in den Blick nimmt, schafft die Grundlage für einen rechtssicheren und effizienten Umgang mit der E‑Rechnung.

Die Zukunft der Buchhaltung und der Kommunikation mit dem Steuerberater

Zentrale Schnittstelle der Kommunikation mit dem Steuerberater wird DATEV Unternehmen Online sein.

Dieses Tool ist mehr als ein Pendelordner und kann viel mehr als uns nur Belege bereitstellen. Wenn Sie DATEV Unternehmen Online sinnvoll und strukturiert einsetzen, benötigen Sie zukünftig nur noch zwei Softwarelösungen, um Ihre Praxis zu steuern:

Ihre Praxissoftware für den operativen Alltag und DATEV Unternehmen Online für die kaufmännische und betriebswirtschaftliche Steuerung Ihres Unternehmens.

Bitte kontaktieren Sie uns zur Einrichtung von DATEV Unternehmen Online. Wir bitten an dieser Stelle allerdings um Ihr Verständnis, dass dies nicht Morgen der Fall sein kann. Seit Jahren stellen wir Mandanten auf dieses Tool um und leider wurden unsere diesbezüglichen Ambitionen nicht immer angenommen. Für die Zukunft bedeutet dies leider, dass eine komplette Umstellung Zeit in Anspruch nimmt und der Faktor Administration von Unternehmen Online für Sie als Mandanten bei uns intern zum Flaschenhals wird.

E-Rechnungen können Sie über eine Mailadresse, wie oben dargestellt, empfangen oder über eine sogenannte TRAFFIQX-ID. Wir würden Ihnen empfehlen, sich auf der DATEV
E-Rechnungsplattform (https://e-rechnungsplattform.apps.datev.de/register) zu registrieren und sich eine TRAFFIQX-ID zu holen. Diesen Schritt müssen Sie selbst erledigen. Wir können und dürfen das leider nicht für Sie übernehmen.

Ihren Lieferanten können Sie dann die TRAFFIQX-ID mitteilen und Ihre E-Rechnungen erhalten Sie dann automatisch ins E-Rechnungspostfach der DATEV geliefert.

Nach der Einrichtung der TRAFFIQX-ID und DATEV UO beginnt ein fortlaufender Prozess, der Ihnen Folgendes bietet:

• Sie empfangen Ihre E-Rechnungen im DATEV E-Rechnungspostfach

o   Dort können Sie Ihre Rechnungen prüfen und müssen diese auch verifizieren. Sollte die Verifizierung fehlschlagen, dann haben Sie eine nicht gültige E-Rechnung erhalten und müssen Ihren Lieferanten bitten, dass er eine neue formal korrekte Rechnung übersendet.

o   Sie können Ihre E-Rechnungen aus dem E-Rechnungspostfach an DATEV UO automatisiert weiterleiten und schon sind Ihre Rechnungen in der Buchhaltung und bei uns angekommen.

o   Alternativ können Sie die E-Rechnungen, die Sie per Mail erhalten haben, mit einem eigenen Tool verifizieren und diese Rechnungen per Mail einfach an DATEV UO weiterleiten und schon sind Ihre Rechnungen in der Buchhaltung (langfristig nicht zu empfehlen)

• Rechnungsfreigabe

o   Wenn Sie es wünschen oder eine große Praxis betreiben, können Sie direkt in DATEV UO einen Rechnungsfreigabeprozess implementieren

o   Alle Rechnungen erscheinen nach der Bereitstellung in der Rechnungsfreigabe und z.B. Sie selbst geben die Rechnungen nach Prüfung frei.

• Rechnungsbezahlung

o   Ihr Online Banking können Sie in DATEV UO verknüpfen. Alle Ihre Praxiskonten sind dort verfügbar.

o   Nach der Rechnungsfreigabe erhalten Sie einen Zahlungsvorschlag und können die Rechnungen direkt in DATEV UO über eine bequeme Bankschnittstelle bezahlen, ohne sich jedes Mal bei diversen Banken extra einloggen zu müssen.  

o   Der von DATEV UO generierte Zahlungsvorschlag, wird aufgrund der E-Rechnung korrekt sein. Bei gescannten Belegen übernimmt dies eine OCR-Texterkennung für Sie. Mithin gehört das Abtippen der IBAN-Nummern der Vergangenheit an.

o   Auch Ihre Lohn- und Gehaltsüberweisungen sind direkt über DATEV UO bequem und jederzeit möglich.

• Wir haben alle Rechnungen digital erhalten und können diese für Sie verbuchen

o   BWA’s können schneller und zeitnaher erstellt, von uns in DATEV UO bereitgestellt werden und sind dort jederzeit für Sie verfügbar.

o   Wir können Ihre Buchführung transparent gestalten und Sie können zukünftig auch alle bebuchten Konten einsehen und die Buchhaltung komfortabler nachvollziehen.

o   Ihre Belege sind jederzeit und von jedem Ort aus für Sie verfügbar.

o   Es wird keine Pendelordner und Papier im Rahmen der Buchhaltung mehr geben.

o   DATEV UO erfüllt die digitale und revisionssichere Aufbewahrungspflicht von
E-Rechnungen und Ihrer Buchhaltung.

• Digitale Personalakte

o   Bestandteil von DATEV UO: Personal

o   Ab dem 1.1.2027 tritt das BVV (Beitragsverfahrensverordnung) in Kraft. Basierend auf der Sie verpflichtet sind alle lohn- und gehaltsrelevanten Unterlagen digital und revisionssicher zu archivieren.

o   DATEV Personal erfüllt die Anforderungen der BVV.

o   Sie können Ihre kompletten Personalakten und Lohnunterlagen in DATEV Personal archivieren und sowohl Sie, als auch wir, können jederzeit hierauf zurückgreifen.

Die Zukunft beginnt jetzt. Lassen Sie uns den Weg digital gemeinsam beschreiten!